Tudo sobre o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização

Vantagens do sistema

Num mercado cada vez mais difícil, o setor de serviços quer reduzir custos, melhorar o atendimento e modernizar a gestão. Por isso, busca sistemas robustos, flexíveis, integrados ao RH, que atendam suas demandas de ponta a ponta. A solução? Conheça o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização

Nichos de mercado atendidos

Terceirização de atividades de:

• Vigilância, Portaria e Limpeza
• Segurança patrimonial
• Médicos e enfermeiras
• Professores
• Advogados

Principais benefícios

Com o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização, você abre um mundo de novos negócios para sua empresa. O sistema proporciona um salto de qualidade na gestão, em todos os aspectos do seu negócio. Com isso, você:

• Automatiza processos
• Agiliza suas rotinas
• Otimiza recursos

Centralização

Tudo de forma simples e fácil. O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização conta com uma Mesa Operacional que permite controlar em uma única tela os mais diversos processos.

O resultado é um controle de custos mais efetivo, com maior rentabilidade nas operações e melhoria no atendimento aos clientes. Na prática, o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização dá mais eficiência a seu dia a dia. Entre outros processos administrativos e operacionais, o sistema permite:

• Gerir escalas e alocação de atendentes
• Controlar a prestação efetiva dos serviços
• Otimizar recursos e rotas de cobertura
• Gerenciar contratos e orçamentos
• Controlar estoques de suprimentos

Controle de RH

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização também conta com integração nativa com sistemas de gestão TOTVS RH, que permite controlar a gestão de pessoal, gestão de benefícios, controle de ponto e folha de pagamento.

Com isso, o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização é 100% aderente à nova legislação trabalhista, cobrindo os diferentes tipos de contratação e jornada praticados no setor de prestação de serviços.

Controle de retaguarda

Além disso, o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização possui integração nativa com sistema de Backoffice, para integração rápida e precisa de dados operacionais da sua empresa com a retaguarda administrativa. 

Capacidade de escala

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização possui excelente capacidade de escala. Com isso, permite atender desde pequenas empresas até grandes operações de prestação de serviços, com alto volume de contratos simultâneos em diferentes praças.

Tecnologia móvel

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização possui ainda aplicativos mobile que dão mais versatilidade à gestão de suas operações e permitem controlar seus processos de forma muito mais ágil e efetiva. 

Indicadores

Todas essas ferramentas geram um grande volume de dados sobre a operação do seu negócio. E o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização usa isso para permitir que você tenha uma visão mais estratégica de seus indicadores de desempenho. 

Dessa forma, sua empresa pode tomar decisões com muito mais assertividade, com base em informações operacionais reais, controlando melhor a rentabilidade de contratos e locais de atendimento.

Contratação

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização pode ser contratado por meio de licenciamento. E pode rodar em servidores próprios ou em plataforma de computação em nuvem.

Integração

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização é integrado de forma nativa com os sistemas:

• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus
• TOTVS RH Ponto Eletrônico – Linha Protheus
• TOTVS Backoffice – Linha Protheus
• Ronda de Trabalho by FindMe
• Supervisor de Posto de Trabalho by FindMe

O sistema conta ainda com integração aos apps:

• Minha Gestão de Postos de Trabalho
• Meu Posto de Trabalho

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Funcionalidades que compõem a solução

Visão geral

• Precificação
• Orçamento de Serviços
• Gestão de Contratos
  • Apuração e Medição de Serviços
• Gestão de Operações
  • Mesa Operacional
    • Rotas de Cobertura
    • Gestão Disciplinar
    • Confirmação de Chegada
  • Gestão de Armamento
  • Gestão de Uniformes
  • Apontamento de Materiais
  • Gestão de Investigação
• Integrações 
  • TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus
  • TOTVS RH Ponto Eletrônico – Linha Protheus
  • TOTVS Backoffice – Linha Protheus
    • Estoque
    • Faturamento
    • Contratos
    • Contábil
  • Ronda de Trabalho by FindMe
  • TOTVS Analytics

Conheça melhor as funcionalidades

Precificação

A precificação não precisa ser um bicho de sete cabeças. O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização garante um processo mais fácil e eficiente para você determinar o nível de preço dos serviços. 

O sistema funciona como uma planilha, permitindo incorporar convenções coletivas, regras trabalhistas, benefícios e outras variáveis que compõem o cálculo de custo da sua empresa, sem necessidade de importação de arquivos.

Além disso, o sistema permite salvar as fórmulas de cálculo em templates, que podem ser reaproveitados ou ter suas variáveis modificadas, proporcionando mais agilidade na geração dos preços.

Orçamento de Serviços

A partir da precificação, o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização permite gerar orçamentos com base no escopo do serviço que será prestado. O sistema permite ainda dados estratégicos do cálculo do preço, como o custo dos atendentes ou o valor dos produtos utilizados no atendimento ao cliente. 

Assim, você não perde tempo para buscar as informações, e sua empresa fica pronta para enfrentar a concorrência com um preço muito mais competitivo, adequado às margens do mercado em que ela atua.

Gestão de Contratos

Mantenha sua carteira de contratos 100% sob controle para melhorar o nível de atendimento, controlar gastos e evitar desperdício de recursos. A Gestão de Contratos do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização permite que registrar todos os contratos no sistema para gerar os respectivos pedidos de vendas e cobranças no backoffice, de forma automática.

Desse modo, a emissão dos documentos é ágil, sem perda de tempo. A gestão digital permite ainda controlar com facilidade grande número de contratos e postos de trabalho, simultaneamente.

Enquanto o serviço é realizado, o sistema gera as listas de insumo e material necessários para a execução dos serviços em cada posto de trabalho. Ele permite aferir também a execução de cada contrato, evitando falhas no atendimento ou que você realize serviços que estão fora do escopo. 

O sistema permite planejar e realizar a revisão dos contratos, para incorporar reajustes, conceder descontos, fazer mudanças de escopo etc. Também é possível incorporar itens extras ao serviço, sem necessidade de revisão contratual, quando necessário.

O sistema gerencia ainda os prazos de validade de cada acordo, para você saber se deve começar a negociar a renovação, ou quando pode interromper a execução do serviço sem sofrer eventuais penalidades.

Apuração e Medição de Serviços

A Apuração e Medição é usada para a cobrança dos serviços prestados. Com ela, você afere exatamente o que foi realizado, e cobra corretamente o serviço executado, considerando atrasos, horas extras etc., ou de acordo com o preço fixo determinado em contrato. 

O sistema permite a aferição de contratos recorrentes ou de prazo determinado, de acordo com a sua conveniência. 

Gestão de Operações

Seu atendente já chegou ao posto? Qual o número de horas trabalhadas por cada atendente? Não se preocupe com essas e outras respostas relativas à operação da sua empresa. O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização permite:

• Controlar horários de entrada e saída dos atendentes em cada posto
• Registrar o controle de ponto, marcar faltas e registrar férias
• Visualizar a localização de todos os funcionários

Mesa Operacional

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização conta ainda com uma Mesa Operacional que concentra todas as operações em uma única tela. Assim, é possível visualizar todos os postos de trabalho simultaneamente, organizar escalas de trabalho e turnos

O sistema também permite saber se os postos estão ocupados, se há atrasos, ou se é necessário deslocar substitutos para cobertura. Tudo em tempo real. 

A interface é amigável e a operação é intuitiva. Bastam poucos cliques para acionar uma equipe de cobertura. O resultado é uma operação muito mais ágil e eficiente, com melhoria sensível na qualidade do atendimento, com uma visão 360º das atividades, tanto no dia a dia quanto em uma perspectiva de longo prazo.

Rotas de Cobertura

Se você tem atendentes que não trabalham em posto fixo, e passam por diversos postos em uma mesma jornada, o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização conta com Rotas de Cobertura, que permitem programar roteiros para atender todas as necessidades dos clientes de forma otimizada. 

Gestão Disciplinar

Mantenha suas equipes disciplinadas para oferecer melhor atendimento. A Gestão de Disciplina do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização permite que você acompanhe a atuação dos atendentes em cada posto de trabalho, criando pontuação por comportamento com avaliações de mérito e demérito. 

Dessa forma, você pode identificar os funcionários mais eficientes e criar incentivos para mantê-los na empresa.

Confirmação de Chegada

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização permite realizar a confirmação da chegada dos funcionários aos postos de trabalho, por meio da integração dos apps Meu Posto de Trabalho e Minha Gestão de Postos de Trabalho com a Mesa Operacional.

Gestão de Armamento

A Gestão de Armamento foi desenvolvida especialmente para empresas que atuam nos segmentos de segurança patrimonial e vigilância. Com ela, você atende todas as exigências legais do setor e tem um controle efetivo de armas e munição dentro da empresa. 

O sistema permite saber onde estão cada arma, cada caixa de munição e cada colete à prova de balas, e os dados podem ser integrados com a Gestão de Contratos.

A Gestão de Armamento conta ainda com relatórios como o Livro de Armas e o Histórico de Movimentação de Armamento, que ajudam no gerenciamento e controle desse tipo de apetrecho. 

O sistema permite ainda o registro de manutenção do equipamento e de substituições periódicas e tem integração com o banco de dados da Polícia Federal, por meio do Gesp, para dar muito mais segurança à sua operação.

Gestão de Uniformes

A imagem do atendente é a imagem da sua empresa. Mantenha seus atendentes com uniformes em boas condições para causar boa impressão. A Gestão de Uniformes do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização permite controlar todos os envios, manutenções e controle de validade das peças. 

Por meio da integração opcional ao módulo de Estoque do TOTVS Backoffice – Linha Protheus, você pode realizar a baixa automática dos uniformes no armazém, e registrar o envio para descarte e o pedido de substituição do uniforme. 

A Gestão de Uniformes permite ainda imprimir os termos de entrega e devolução dos uniformes, e os documentos ficam armazenados no sistema. 

Apontamento de Materiais

Mantenha um controle rigoroso do envio de material para os postos de trabalho e evite perdas e desperdícios. O Apontamento de Materiais é 100% integrado ao módulo de Estoque do TOTVS Backoffice – Linha Protheus. 

Com ele, você controla todos os equipamentos e insumos enviados para os postos. Assim, você agiliza a mobilização para o atendimento e evita envios desnecessários. E quando o turno se encerra, você sabe exatamente tudo que precisa recolher no local, sem prejuízos no processo.

Gestão de Investigação

Além disso, a Gestão Disciplinar do TOTVS Prestadores de Serviços – Linha Protheus permite administrar investigações no âmbito dos postos de trabalho. É possível comparar registros de ocorrência e histórico operacional de cada posto, com as versões de funcionários, clientes e eventuais testemunhas da ocorrência. 

Assim, você pode descobrir as verdadeiras causas do incidente, quem são os responsáveis, e tomar as atitudes certas para corrigir a situação.

Integrações Nativas

TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus

Por meio da integração do TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus com o TOTVS Prestadores de Serviços, fica mais fácil manter sua operação em conformidade com a legislação trabalhista.

O sistema importa os dados da Folha de Pagamento e informações sobre condições coletivas, gestão de benefícios, adicionais de periculosidade ou insalubridade, entre outros. Tudo de forma automática, sem necessidade de processos manuais. Dessa forma, você incorpora esses dados ao cálculo de preços com mais precisão. 

Ao mesmo tempo, os dados do TOTVS Prestadores de Serviço Terceirização são exportados para o TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus. Assim, a sua folha roda com muito mais rapidez, sem erros de registro.

E se, por exemplo, algum funcionário entrar de férias ou de licença, o TOTVS RH Folha de Pagamento avisa imediatamente o TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização que o atendente não está disponível para a escala de trabalho, evitando falhas no atendimento aos clientes.

A integração também permite gerenciar os riscos de saúde e segurança associados aos postos de trabalho dos prestadores de serviço, identificando a quantidade de dias trabalhados por cada um dos funcionários nesses postos. Desse modo, fica mais fácil manter a saúde dos trabalhadores em dia e cumprir as exigências da legislação trabalhista, evitando multas e processos legais.

TOTVS RH Ponto Eletrônico – Linha Protheus

O sistema é integrado também ao TOTVS RH Ponto Eletrônico – Linha Protheus. Com isso, é possível cruzar as informações das batidas de ponto com os dados de chegada e saída de funcionários nos postos de trabalho, registrados no TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização.

TOTVS Backoffice – Linha Protheus

A integração do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização com os módulos de backoffice do Protheus é completa. Com ele, você pode contar com toda a eficiência da TOTVS nas rotinas atendidas pelos módulos Fiscal, Contábil, Automação Fiscal, Service-Oriented Architecture (SOA), entre outros.

Estoque

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização é integrado ao módulo de Estoque do TOTVS Backoffice – Linha Protheus. Com isso, toda vez que você utiliza algum insumo na sua operação, o sistema dá baixa do item automaticamente, permitindo um controle muito mais rigoroso do estoque. 

Isso ajuda você a evitar desperdícios e programar melhor as compras de material, ao mesmo tempo que mantém os registros corretos para efeito de contabilidade.

Faturamento

Por meio da integração com o módulo de Faturamento do Backoffice, você tem mais precisão na geração das faturas, garantindo que os valores correspondem efetivamente aos serviços prestados.

Contratos

O módulo de Contratos do TOTVS Backoffice – Linha Protheus permite transformar em contratos os orçamentos gerados no TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização. Tudo de forma automática, sem perda de tempos e sem divergência de dados.

Contábil

A integração com o módulo Contábil, por sua vez, permite um controle perfeito de orçamento em cada um dos contratos, com análise dos valores orçados e realizados, determinando o custo real de atendimento por centro de custo, item contábil, classe de valor etc., assim como a real rentabilidade do seu negócio.

Desse modo, você pode saber quais os clientes mais rentáveis e, também, quais os menos lucrativos, para buscar estratégias de negócio que eliminem gargalos, reduzam custos, aumentem a eficiência e impulsionem o retorno das suas operações. 

Ronda de Trabalho by FindMe

O TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização conta com integração ao Ronda de Trabalho by FindMe, um sistema que dá mais eficiência à gestão das rondas nos postos de trabalho atendidos por sua empresa. 

A integração permite saber exatamente o que está acontecendo em campo, controlando e registrando o resultado das rondas de supervisão executadas em cada contrato. 

TOTVS Analytics

A integração do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização com o TOTVS Analytics permite gerar relatórios gerenciais sobre os principais processos da sua empresa, proporcionando uma visão estratégica da gestão do negócio. E também é possível contratar o TOTVS Analytics, para ter dashboards dinâmicos alinhados em três vertentes:

• Painel de Indicadores: reúne os KPIs gerais da empresa, com dados sobre contratos ativos, saldos de contratos, valores totais em carteira etc.
• Gestão do Atendimento: analisa dados operacionais como número de atendentes alocados por posto, mapa de calor com a localização dos atendentes, gestão de absenteísmo etc.
• Rentabilidade: gera relatórios dinâmicos voltados para controle de custos operacionais e administrativos do seu negócio.