Tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica

Vantagens do sistema

A digitalização de assinaturas é uma ferramenta fundamental na gestão dos negócios. Mas é preciso garantir 100% de segurança e validade jurídica, além de ter eficiência para lidar com grandes volumes de documentos. Quer uma ferramenta capaz de fazer tudo isso? Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

Setores atendidos

• Finanças
• Manufatura
• Distribuição
• Logística
• Varejo
• Serviços
• Educacional
• Saúde
• Jurídico
• Agronegócio
• Construção
• Recursos Humanos

Principais benefícios

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma centralizada para gestão e execução de assinaturas eletrônicas, e oferece total segurança e validade jurídica aos documentos, tanto em assinaturas eletrônicas quanto em assinaturas digitais com certificados do tipo A1 e A3.

Todo o processo de assinatura é simples, rápido e prático, para acelerar o fluxo dos seus projetos e reduzir a burocracia no recolhimento das assinaturas. O resultado é uma operação mais sustentável, com redução de custos de:

• Papel
• Impressão
• Envio e devolução de documentos

Tecnologia móvel

Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com tecnologia móvel. Assim, as assinaturas podem ser feitas a qualquer hora, em qualquer lugar, até mesmo com um tablet ou um smartphone, através do app Minha Assinatura Eletrônica. 

O app está disponível nas lojas da Apple e da Google, para proporcionar uma excelente experiência de assinatura e validação em qualquer tela.

Inteligência Artificial

O TOTVS Assinatura Eletrônica conta com tecnologia de Inteligência Artificial para análise rápida de conteúdo de documentos, para dar mais agilidade e eficiência à sua rotina. 

LGPD

O TOTVS Assinatura Eletrônica nasce com 100% de conformidade às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo que sua empresa cumpra todos os requisitos legais na proteção de dados sensíveis.

Segurança

O TOTVS Assinatura Eletrônica conta com padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes do mercado, para garantir total segurança em suas assinaturas eletrônicas ou digitais. Além disso, também oferece mais segurança na guarda dos documentos, que ficam armazenados na TOTVS APPS, plataforma para aplicações SaaS da TOTVS.

E quando os documentos são assinados, um protocolo é gerado com QR Code e hash única para garantir a integridade dos arquivos e das assinaturas armazenadas. 

Conferência

O manifesto com o protocolo das assinaturas pode ser impresso ou baixado do portal. Já os documentos podem ser impressos, e podem ser baixados também no formato original ou como documentos digitais (idêntico ao original, mas que inclui os certificados digitais para conferência no Verificador de Conformidade para Assinatura Digital ICP-Brasil, serviço gratuito disponibilizado pelo ITI).

Certificados

Ao configurar o TOTVS Assinatura Eletrônica, o acesso à função de assinatura eletrônica é imediato. Para usar a assinatura digital, compatível com os modelos de certificado A1, A3 e A3 em nuvem, no entanto, é preciso que a aquisição do certificado seja feita previamente junto a uma Autoridade de Registros. 

Versatilidade

O TOTVS Assinatura Eletrônica permite ainda:

Anexa arquivos complementares aos documentos e consolidar vários documentos em um envelope virtual. Isso facilita o processo e reduzindo o custo, pois a tarifação é realizada por envelope e não por documento. 

Sem limite de usuários

O número de usuários é ilimitado, assim como o número de assinaturas por documento. Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica permite que os documentos recebam assinaturas de testemunhas, ou registros de atos de validação das assinaturas. 

Personalização

O TOTVS Assinatura Eletrônica permite personalizar o visual das mensagens na gestão de assinaturas. Com isso, você pode customizar o visual dos e-mails de notificação da ferramenta, incluindo o logotipo da sua empresa nas mensagens. 

É possível também customizar o Portal do Cliente, acrescentando o logotipo da sua empresa no acesso à plataforma. Desse modo, a marca da sua empresa fica visível ao tratar da assinatura de documentos com parceiros, clientes e fornecedores.

Contratação

A contratação do TOTVS Assinatura Eletrônica é feita por assinatura, e o sistema é acessado por meio de um portal web, onde você gerencia a preparação dos documentos, controla as assinaturas e a disponibilização dos arquivos assinados (manifesto). 

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Integrações

 TOTVS Assinatura Eletrônica está integrado nativamente às soluções:

• TOTVS Construção Obras e Projetos

• Contratos (Venda e Locação) e Aditivos, Distratos, PDC, PVI.

• TOTVS Educacional

• Contratos Educacionais

• TOTVS Backoffice – Linha RM 

• Contratos;
• Acordos Financeiros;
• Agrupador de documentos contábil.

• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha RM 
  • Aviso e recibo de férias

• TOTVS Backoffice – Linha Protheus
  • Gestão de contratos

• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus
  • Aviso e recibo de férias;
  • Espelho de ponto.

• TOTVS FLUIG
  • Gestão de Documentos (GED)

Fique de olho: todo mês teremos novas integrações nativas com outros produtos do portfólio da TOTVS. Além disso, a ferramenta pode ser integrada por meio de API a qualquer outro sistema disponível no mercado ou a sistemas legados. 

Principais processos

Visão Geral:

• Inscrição e Cadastro
  • Autenticação de Acesso via Google e Microsoft
• Remeter Documentos
  • Envelope Virtual
  • Ordem de Signatários
  • Observadores
  • Grupos de Destinatários
  • Agenda de Contatos
  • Anexar Arquivos
  • Opções de Envio
• Resumo de Documentos com IA
• Assinatura e Devolução
  • Assinatura Manuscrita
  • Rejeição de Documento
• Confirmação e Verificação
  • Download de Documentos
  • Anonimização
• Gestão de Assinaturas
• Assinatura Eletrônica Simplificada com Whatsapp

Entenda melhor os principais processos

Inscrição e Cadastro

Quando você contrata o serviço de assinatura eletrônica e digital da TOTVS, sua empresa ganha um registro no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica, disponível na TOTVS Store. 

A partir da inscrição, você registra os domínios da empresa, e todas as pessoas que possuam e-mail dos domínios incluídos poderão se cadastrar para usar a ferramenta. Além disso, o número de usuários é ilimitado.

Autenticação via Google e Microsoft

O TOTVS Assinatura Eletrônica conta com autenticação de acesso via Google e via Microsoft (Entra ID). Com isso, você tem mais agilidade e segurança no acesso para entrar diretamente na plataforma de assinatura.

E se algum colaborador se desligar da empresa, ele perde o acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica assim que o login corporativo for desativado no servidor de autenticação. 

Remeter Documentos

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica é muito fácil remeter os documentos que precisam de assinatura digital ou eletrônica. Para isso, basta selecionar os documentos no formato PDF ou Word.

Você pode clicar e arrastar os documentos para a tela do sistema, ou usar o menu do TOTVS Assinatura Eletrônica para arrastar o documento ou localizá-lo na estrutura de pastas do computador.

O sistema permite organizar os arquivos em pastas e subpastas, de forma simples e intuitiva, para você controlar melhor o armazenamento dos documentos assinados ou que ainda aguardam a assinatura.

Você pode incluir ainda sua própria assinatura no documento remetido se necessário, e informar aos destinatários a ação que eles devem executar: assinatura, assinatura com certificado digital A1/A3, validação ou testemunho. 

Quando selecionar um destinatário, essa pessoa recebe um e-mail, informando que há um documento pendente de assinaturas. Caso o usuário não esteja cadastrado na ferramenta, essa pessoa receberá um link com acesso ao portal para realizar o cadastro. Lá, ele irá informar nome, endereço de e-mail e CPF, e irá criar uma senha forte (seguindo os critérios de segurança estabelecidos pela ferramenta).

Após informar os dados de cadastro, como procedimento de segurança, o novo usuário receberá outro e-mail para confirmação do cadastro. Depois dessa confirmação, poderá fazer o login na ferramenta e proceder com a assinatura dos documentos pendentes. 

Envelope Virtual

No TOTVS Assinatura Eletrônica é possível ainda unificar vários documentos em um envelope virtual, para que sejam assinados de forma única, para tornar o processo ainda mais rápido. Depois de selecionar os documentos, é só marcar os destinatários que irão recebê-los. 

Ordem de Signatários

Observadores

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite incluir observadores no processo. Os observadores poderão acompanhar todas as etapas da assinatura e as movimentações do documento. Além disso, eles receberão notificações sobre o status do processo. Tudo isso, sem interferir no fluxo das assinaturas.

Grupos de Destinatários

O sistema também permite ordenar e agrupar os destinatários, criando ordem de prioridade para as assinaturas. Desse modo, o segundo destinatário ou grupo de destinatários só recebe o documento depois que o primeiro assinou, e assim por diante.

Agenda de Contatos

Anexar Arquivos

Se necessário, você pode anexar arquivos complementares ao processo de assinatura. Como remetente, você poderá incluir novos destinatários na mensagem, ou excluir algum deles posteriormente, caso a assinatura ainda não tenha sido realizada.

Opções de Envio

Além disso, mediante contratação adicional, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com outras opções de envio de documentos e autenticação, para dar mais segurança ao processo: envie o documento por e-mail e o código de autenticação por SMS, ou o documento por Whatsapp e o código por e-mail (e vice-versa). Na prática, isso funciona como um duplo fator de autenticação (2FA), proporcionando um fluxo muito mais seguro.

Resumo de Documentos com IA

O TOTVS Assinatura Eletrônica usa o poder da IA Artificial para analisar rapidamente o conteúdo de contratos e outros documentos. O recurso usa a plataforma de Inteligência Artificial DTA, da TOTVS, para exibir um resumo do arquivo na plataforma. 

O resumo identifica o tipo do documento e oferece uma visão geral com dados como objeto, riscos e partes envolvidas em um contrato. O sistema não armazena o conteúdo dos dados, garantindo a segurança para as informações da sua empresa.

Assinatura e Devolução

O documento pendente para assinatura ficará disponível no Painel Inicial. Para realizar a assinatura no TOTVS Assinatura Eletrônica, o usuário deve rolar o documento até o final, garantindo que teve acesso e realizou a leitura de todo o conteúdo do documento.  

Feito isso, ele deve escolher entre a modalidade de assinatura eletrônica ou digital. Se a assinatura for digital, será preciso colocar a senha do seu certificado eletrônico do tipo A1/A3 padrão ICP Brasil. Depois de proceder com a assinatura, ela ficará automaticamente registrada no documento e visível para todos os que estão participando do processo de assinatura. Quando todas as assinaturas previstas foram finalizadas, os destinatários recebem um e-mail avisando que o documento foi finalizado.

Assinatura Manuscrita

O Autor do documento pode solicitar a assinatura manuscrita por todos os destinatários de um documento. Quando isso ocorrer, todos os destinatários terão que desenhar sua rubrica, que será apresentada em todas as páginas do documento, e desenhar sua assinatura pessoal que será apresentada no manifesto do documento. 

O desenho da assinatura e da rubrica manuscrita é solicitado uma única vez, porém o usuário poderá criar e alterar sua assinatura manuscrita quando quiser. Além disso, é possível realizar o upload da assinatura e rubrica digitalizadas.

Rejeição de Documento

Mas, se o usuário do TOTVS Assinatura Eletrônica rejeitar o documento, ele deve preencher um campo com o motivo dessa rejeição.

Todos os envolvidos no processo de assinatura receberão um e-mail avisando que o documento foi rejeitado, explicando o motivo da rejeição. Desse modo, o remetente pode fazer as alterações necessárias e reiniciar o processo. 

Confirmação e Validação

Depois que um documento é assinado, o TOTVS Assinatura Eletrônica gerencia o processo de confirmação e validação das assinaturas. O sistema emite um manifesto com o documento e o protocolo da assinatura, que fica guardado na nuvem. 

O manifesto identifica o nome dos assinantes e das testemunhas, com seus respectivos CPFs, além dos endereços IPV4 e IPV6 das máquinas onde o documento foi assinado. Isso garante que a assinatura foi feita por meio de um login autenticado, com senha pessoal e intransferível. 

Esse protocolo contém ainda um QR Code e um hash único, como uma rubrica, que garante a integridade do documento. Se houver qualquer alteração, por menor que seja, e o documento for enviado novamente para assinatura, a ferramenta dá início a um novo processo e gera um novo hash. Dessa forma, cada hash corresponde a um único documento.

Download de Documentos

Quem assinou o documento pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, por sua vez, pode baixá-lo (no formato original ou como documento digital, com certificados incluídos), imprimi-lo ou copiar a hash de autenticação, que pode ser usada para verificação de autenticidade do documento no Validador de Assinaturas disponibilizado pela TOTVS. 

A verificação também pode ser feita na tela do portal, acessando o QR Code do documento assinado e executando a leitura com a câmera do celular. Se a assinatura for na modalidade digital, você ainda poderá efetuar a verificação no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Anonimização

Para reforçar a segurança e a conformidade com a LGPD, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com um recurso de anonimização de CPF e telefone.

A anonimização do CPF é aplicada no Manifesto de Assinatura, no validador de assinaturas e na edição de usuários pelo administrador. Já a anonimização de telefone é aplicada aos usuários que recebem documentos e códigos pelo WhatsApp. Essa configuração protege dados sensíveis dos signatários.

Gestão de Assinaturas

O TOTVS Assinatura Eletrônica conta com um dashboard para você controlar os documentos nos quais participou de alguma forma no processo de assinatura, seja como remetente, seja como destinatário.  Desse modo, é possível acompanhar o processo de assinatura de cada documento, verificar quais destinatários já realizaram assinaturas e quais estão pendentes.

Assinatura Eletrônica Simplificada com Whatsapp

Mediante contratação adicional, O TOTVS Assinatura Eletrônica permite enviar documentos e código de validação para assinatura simplificada pelo Whatsapp, proporcionando mais comodidade aos seus signatários.

E para garantir a melhor experiência de uso, em caso de erro na digitação do código de validação, o reenvio é liberado após um intervalo de 5 minutos, evitando o envio excessivo de mensagens para a caixa de entrada dos usuários.