Tudo sobre o TOTVS RH Admissão Digital

Vantagens do sistema

A admissão de novos colaboradores ainda é manual em grande parte das empresas. Isso gera custos, riscos e perda de tempo. Uma organização que contrata 50 funcionários por mês lida com cerca de 12 mil documentos por ano. Como evitar esse desgaste? O TOTVS RH Admissão Digital tem a resposta.

Setores atendidos

• Manufatura
• Varejo
• Atacado e Distribuição
• Agronegócio
• Saúde
• Educacional
• Financeiro
• Recursos Humanos
• Serviços
• Construção
• Logística
• Hotelaria

Principais benefícios

O TOTVS RH Admissão Digital automatiza o processo de contratação de ponta a ponta, do preenchimento de formulários até a integração com a Folha de Pagamento. A solução conta ainda com módulos adicionais para atualização cadastral e demissão digital, que permitem gerenciar o ciclo de vida documental do funcionário em toda a jornada na empresa. 

Com o TOTVS RH Admissão Digital, você automatiza todo o fluxo e define as etapas de admissão conforme a necessidade de cada vaga.

Alta capacidade de escala

O TOTVS RH Admissão Digital proporciona também alta capacidade de escala e produtividade para o seu RH. O sistema conta com recursos em lote para processar grandes volumes de contratação.

Mais rapidez, menos burocracia

Em uma empresa com 50 contratações mensais, isso significa:

• Eliminação de 12 mil documentos/ano
• Redução de 6 mil assinaturas manuais/ano
• Economia de 600 horas de digitação
• Redução do tempo médio de contratação de 2 dias para 45 minutos

Segurança e LGPD

No TOTVS RH Admissão Digital, todo o processo é conduzido em conformidade com a LGPD. O sistema realiza verificação automática de consistência de dados (ex.: Receita Federal), e conta com trilhas de auditoria e descarte seguro, caso a contratação seja suspensa.

O sistema TOTVS RH Admissão Digital conta com armazenamento seguro de dados e controle de acesso às informações.

Inteligência Artificial

O TOTVS RH Admissão Digital também conta com tecnologia de Inteligência Artificial e OCR para leitura de dados, preenchimento automático de formulários e validação de imagens e documentos.

Interface intuitiva

O acesso ao TOTVS RH Admissão Digital é 100% web, com uma interface responsiva para desktop, tablet ou smartphone, que oferece uma experiência de uso intuitiva, para simplificar sua rotina.

Personalização

O TOTVS RH Admissão Digital é flexível e permite alto nível de customização, para uma experiência personalizada. 

Infraestrutura

Você escolhe onde quer operar o TOTVS RH Admissão Digital. O sistema pode rodar tanto nos servidores da sua empresa, quanto na TOTVS Cloud, a nuvem da TOTVS, sem perda de funcionalidades.

Contratação

O TOTVS RH Admissão Digital é contratado por assinatura, com licenciamento conforme a média de admissões dos últimos 12 meses, com acomodação de períodos sazonais.

Integrações

O TOTVS RH Admissão Digital conta com integração nativa aos sistemas:

• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha RM
• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Datasul
• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha Protheus
• TOTVS RH Atração de Talentos
• TOTVS Assinatura Eletrônica
• TOTVS Fluig

O módulo adicional de Atualização Cadastral tem integração nativa com o TOTVS Folha de Pagamento – Linha RM, e o módulo de Demissão, com o TOTVS RH Folha de Pagamento nas linhas RM e Protheus.

Além disso, o sistema e os módulos adicionais também podem ser integrados a outros sistemas externos, por meio de API.

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Principais funcionalidades

Visão geral:

• Abertura do Processo
• Envio de Documentos e Dados
• Extração de Dados e Validação com IA
• Assinatura de Documentos
• Integração com Folha de Pagamento
• Assinatura do Contrato
• Atualização Cadastral
• Demissão
• Monitoramento da Esteira de Trabalho
• Ongoing

Entenda as principais funcionalidades

Abertura do Processo

Com o TOTVS RH Admissão Digital, o processo de admissão de funcionários na sua empresa ficou muito mais fácil. 

O sistema se integra ao TOTVS RH Atração de Talentos de forma nativa e com as soluções de recrutamento de mercado por meio de customização. Isso permite que o candidato selecionado siga com o processo de admissão digital até a conclusão. 

As jornadas são configuráveis por vaga. Assim, você garante que o processo de admissão seja aderente às exigências específicas de cada vaga.

Envio de Documentos e Dados

O TOTVS RH Admissão Digital realiza a coleta e guarda de dados/documentos de forma totalmente automatizada. O sistema valida a consistência das informações junto a bases de dados externas (ex.: Receita Federal) e se comunica com o candidato por link enviado por e-mail, SMS e WhatsApp.

O resultado são menos erros de preenchimento, menos perda de tempo e mais segurança na contratação. 

Além disso, documentos como CPF, RG, CNH, Título de Eleitor, comprovante de residência etc. podem ser fotografados e enviados pelo próprio candidato. Em caso de suspensão da contratação, os documentos são descartados, em conformidade com as exigências da LGPD.

Extração de Dados e Validação com IA

O TOTVS RH Admissão Digital conta com tecnologia de IA e OCR para extrair dados dos documentos e preenchimento automático dos campos de tela (ex.: localizar CEP em conta de energia). 

A validação de imagens, por sua vez, ocorre em todas as fases. Com isso, o sistema verifica se os dados informados conferem com o documento e se o arquivo atende aos critérios definidos por prompts ou regras, como aceitar somente “conta de energia” ou bloquear fotos de crachá em que o candidato está usando acessórios inadequados como chapéus ou óculos.

Assinatura de Documentos e Contratos

Reduza o tráfego de documentos e contratos no seu processo de admissão. O TOTVS RH Admissão Digital gera automaticamente kits de assinatura por e-mail, SMS e WhatsApp, para integração ao TOTVS Assinatura Eletrônica.

Os kits incluem não apenas contratos, mas outros documentos dos processos de admissão, demissão e atualização. Além disso, o sistema conta com templates personalizáveis que aceleram a implantação. 

Integração com Folha de Pagamento

O TOTVS RH Admissão Digital conta com integração nativa aos sistemas TOTVS RH Folha de Pagamento das linhas RM, Protheus e Datasul e também pode ser integrado via API com outros sistemas do mercado.

Com isso, os dados são incorporados à Folha sem processos manuais. O resultado são menos erros, menos retrabalho e menos perda de tempo. Além disso, a evolução dos sistemas TOTVS RH Folha de Pagamento se reflete no TOTVS RH Admissão Digital, sem custo adicional pela integração.

Atualização Cadastral

O módulo adicional de Atualização Cadastral do TOTVS RH Admissão Digital gerencia as solicitações de atualização de dados e documentos para os funcionários, incluindo aditivos e contratos, com a mesma experiência e infraestrutura da admissão.

O módulo aplica tecnologia de IA e OCR à coleta e validação dos documentos e os processos podem ser executados manualmente, em lote ou de forma automática, disparando as solicitações para os funcionários quando necessário com regras por perfil/cargo/empresa/filial/UF e acompanhamento de vencimentos).

As solicitações também são integradas ao TOTVS Assinatura Digital, simplificando o processo e reduzindo o tráfego de documentos e a papelada.

Demissão

O módulo adicional de Demissão do TOTVS RH Admissão Digital permite gerenciar com eficiência prazos e responsabilidades em cada etapa do processo demissional, eliminando controles manuais como planilhas e e-mails.

O módulo também monitora as pendências entre as áreas relativas a débitos e créditos do trabalhador (ex.: devolução de equipamento para TI, devolução de EPI para área de segurança, multa aplicada em veículo corporativo etc.).

Por meio da integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica, o módulo recolhe as assinaturas digitais na Comunicação de Demissão e na Homologação. Tudo com a mesma estrutura de armazenamento dos documentos usada pelo módulo de Admissão. 

Monitoramento da Esteira de Trabalho

O TOTVS RH Admissão Digital conta com um painel centralizado com segregação de acesso por empresa/filial (ou campo customizável). Com isso, você tem uma visão analítica exclusiva da esteira de RH, com contagem por etapa e indicadores de produtividade.

Ongoing

Simplifique o processo de ongoing dos novos funcionários. No TOTVS RH Admissão Digital, o processo é integrado ao TOTVS Fluig, para que o processo de onboarding seja realizado automaticamente ao final da admissão.

Isso inclui criação de usuário, perfis e acesso a sistemas, treinamentos e comunicados. Tudo para garantir acolhimento e produtividade imediata.